Cum să adăugați oaspeți în Asana

Aplicațiile de gestionare a echipelor sunt excelente pentru a-i menține pe toți membrii echipei pe aceeași pagină în ceea ce privește organizarea. Cu Asana, managerii pot distribui eficient sarcinile și pot adăuga membri invitați la echipele de asistență pentru a oferi o forță de muncă suplimentară pentru proiectele lor importante.

Indiferent dacă conduceți o echipă sau sunteți doar un membru, vă vom spune totul despre stăpânirea managementului de proiect și despre cum să adăugați invitați în organizația sau echipa dvs. în Asana. Citiți mai departe pentru a afla mai multe.

Cum să adăugați oaspeți în Asana

Asana permite companiilor să adauge noi membri, chiar dacă nu au un domeniu de e-mail. Această funcție este utilă pentru a adăuga noi colaboratori la anumite sarcini sau pentru a adăuga clienți pentru a-ți urmări progresul. Statutul de invitat permite oricui fără un e-mail cu un domeniu al organizației să devină un invitat al organizației.

Administratorii organizațiilor din Asana sunt persoanele care sunt autorizate să invite și să adauge invitați. Ei pot decide cine poate adăuga noi membri alegând dacă numai administratorii, membrii organizației sau toată lumea pot invita oameni noi în echipă.

Iată cum să invitați oaspeți din Consola de administrare:

  1. Deschideți Asana și faceți clic pe butonul „Membri” din colțul din dreapta sus.

  2. Atingeți butonul „Invitați membri”.

  3. Introdu adresa de e-mail a persoanei pe care vrei să o inviți.

  4. Din meniul derulant, alegeți proiectul căruia doriți să îi atribuiți.

  5. Confirmați făcând clic pe „Trimite”.

Iată pașii pentru a invita pe cineva să se alăture unui proiect:

  1. Deschideți Asana și proiectul în care doriți să invitați noi Oaspeți.

  2. Faceți clic pe pictograma „Membri” și se va deschide o fereastră „Partajare proiect”.

  3. Puteți invita noi membri ai echipei sau Oaspeți introducând numele sau adresa lor de e-mail.

Cum să invitați oameni în organizația dvs

Cel mai simplu mod de a invita noi membri sau invitați la proiectele tale este să le trimiți un link de invitare care poate fi partajat. Utilizatorii Asana pot partaja aceste link-uri pe multe canale precum Slack, Microsoft Teams, e-mail sau chiar prin mesaj text. Linkurile care pot fi partajate sunt excelente pentru a invita noi membri, iar e-mailul este cel mai bun pentru oaspeți.

Dacă doriți să invitați pe cineva la un proiect, iată ce trebuie să faceți:

  1. Deschide Asana.

  2. În bara laterală din stânga, găsiți proiectul pe care doriți să-l partajați.

  3. Faceți clic pe butonul „Partajare” situat în colțul din dreapta sus.

  4. Alegeți dacă doriți să invitați pe cineva prin e-mail sau printr-un link care poate fi partajat.

  5. Copiați linkul pentru a partaja proiectul.

Dacă doriți să invitați pe cineva în echipă, iată cum puteți face acest lucru:

  1. Deschide Asana.

  2. Faceți clic pe numele echipei dvs.

  3. Atingeți butonul „Invitați”.

  4. În fereastra pop-up, decideți dacă doriți să invitați membri folosind e-mail sau un link.

Întrebări frecvente suplimentare

Puteți păstra proiectele și sarcinile private în Asana?

Da, aveți control deplin asupra tuturor proiectelor dvs. în Asana și puteți decide starea lor. Controalele privind permisiunile vă permit să urmăriți fiecare informație și vizibilitatea acesteia pentru membrii organizației. Fiecare individ poate stabili dacă dorește să împărtășească ceva doar cu echipa și colaboratorii lor sau cu toți ceilalți din Organizație.

Dacă sarcinile fac parte dintr-un proiect privat, vizibilitatea lor este limitată doar la colaboratorii care lucrează direct la proiect și la sarcinile acestuia. Fiecare colaborator își poate vedea sarcina sau subsarcinile, dar nu poate accesa sarcinile altor persoane, chiar dacă se află în aceeași organizație.

Uneori, când doriți ca informații specifice să rămână printre câțiva membri ai echipei, puteți marca aceste proiecte ca private sau chiar doar pentru comentarii. Odată ce vă setați sarcinile să fie publice, acestea devin disponibile pentru toată lumea din organizația sau echipa dvs.

Când decideți să schimbați confidențialitatea proiectului dvs., iată ce trebuie să faceți:

• Faceți clic pe „+” din colțul din dreapta sus.

• Acolo, veți vedea toți membrii și invitații din echipa dvs., iar în partea de sus, veți vedea „Faceți privat”.

• După ce faceți clic pe „Faceți privat”, proiectul dvs. devine disponibil numai pentru membrii echipei.

Alternativ, dacă doriți să schimbați starea unei sarcini în privat, iată ce trebuie să faceți:

• Deschideți o sarcină în Asana.

• Faceți clic pe „Make Private” în colțul din dreapta sus.

• În acest fel, sarcina este privată pentru a fi vizualizată doar de dvs. și de alți colaboratori.

• Eliminați toți colaboratorii din partea de jos a paginii dacă doriți să aveți această sarcină privată.

Puteți adăuga atât membri, cât și invitați la același proiect?

Într-adevăr, puteți adăuga atât membri, cât și invitați la același proiect. Odată ce sunt în aceeași echipă, ei vor putea să se vadă numele celuilalt și să interacționeze mai mult. Dacă doi invitați se văd în prezent ca „Utilizator privat”, înseamnă că nu lucrează la același proiect sau nu fac parte din aceeași echipă. Odată ce sunt alocați aceluiași proiect, numele lor devin vizibile.

Membrii au voie să invite Oaspeți în Organizație, dar administratorii sunt cei care iau deciziile finale. Desigur, un membru poate adăuga invitați numai la proiectele la care lucrează, iar administratorul îi poate adăuga la toate proiectele active, precum și la cele ascunse.

Puteți avea mai mulți cesionați în Asana?

În prezent, nu este posibil să aveți mai mulți cesionați în Asana. O singură persoană poate fi atribuită unei singure sarcini, deoarece ea este responsabilă pentru finalizarea acesteia.

O modalitate de a partaja o sarcină între diferiți oameni este să adăugați una sau mai multe subsarcini, în care puteți accesa cu ușurință mai mulți colaboratori. O altă modalitate este să utilizați opțiunea „Atribuiți copii” și să aveți mai mulți oameni care lucrează la copiile aceleiași sarcini.

Asana se integrează cu echipele?

Asana și Microsoft Teams au creat împreună un instrument de succes pentru managementul echipei. Folosind Asana pentru Microsoft Teams, echipele pot lucra împreună mai eficient. În cadrul acestei integrări, puteți folosi Teams pentru a vorbi cu colaboratorii și Asana pentru a distribui sarcini.

Iată ce vă permite integrarea să faceți:

• Urmăriți sarcinile, proiectele și actualizările Asana în cadrul Teams.

• Utilizați Teams pentru a căuta proiecte în Asana.

• Creați notificări personalizate care funcționează pe ambele platforme.

• Personalizați toate preferințele de notificare.

• Utilizați toate fișierele Microsoft Office și atașați-le la proiectele și sarcinile Asana.

• Utilizați OneDrive pentru a stoca toate datele importante pentru sarcinile și proiectele Asana.

Ce pot face oaspeții în Asana?

Oaspeții nu pot avea același nivel de acces ca membrii organizației. În plus, vor putea vedea doar informațiile sau fișierele partajate în mod special cu ei sau dintr-un grup în care se află. Oaspeții pot vedea sarcini, proiecte și proiecte publice care au fost partajate cu ei, dar nu au permisiunea de a edita lor.

Sunt disponibile funcții cu plată, dar când vine vorba de crearea, editarea sau chiar ștergerea câmpurilor personalizate, acest lucru va fi imposibil dacă sunteți invitat în Asana.

Iată ce acces au oaspeții:

• Oaspeții nu pot deveni membri ai grupului

• Oaspeții nu pot deveni membri ai grupului fără a-și schimba adresa de e-mail

• Oaspeții nu pot să răsfoiască alte echipe sau să acceseze diferite grupuri din cadrul organizației

Ce înseamnă să fii invitat într-o organizație?

Invitații sunt utilizatori care nu au un cont de e-mail oficial de la companie. Ei primesc o invitație pentru a ajuta echipa cu unul sau mai multe proiecte la îndemână. Cu statutul de Invitat, puteți comunica cu clienții, clienții sau oricine altcineva care lucrează la proiect. Cu toate acestea, în interiorul Organizației, puteți vedea doar ceea ce alții ți-au împărtășit.

În Asana, oaspeții pot adăuga sau edita valori în cadrul proiectului sau al sarcinii, dar nu le pot șterge sau crea altele noi. În plus, au acces la toate funcțiile premium pe care le permiteți să le utilizeze, cu excepția gestionării câmpurilor personalizate.

Se pot vedea oaspeții?

Oaspeții se pot vedea numai dacă lucrează împreună la cel puțin un proiect. În caz contrar, îi vor vedea pe alții ca „Utilizatori privați”. În acest fel, organizația se asigură că nu își pot vedea numele decât dacă lucrează la ceva împreună.

Care este diferența dintre un invitat și un membru cu acces limitat?

Oaspeții și membrii cu acces limitat (LAM) se află ambii la partea de jos a scării corporative. În esență, LAM-urile sunt deja parte a organizației, în timp ce oaspeții sunt membri temporari ai echipei. Desigur, dacă un Oaspete arată talent și rezultate satisfăcătoare, poate deveni LAM sau chiar Membru.

În timp ce oaspeții nu împart domeniul companiei și nu sunt luate în considerare în planul Asana, LAM-urile au o adresă de e-mail a companiei și un număr de locuri într-o companie. Statutul de invitat există numai în cadrul organizațiilor și LAM-urilor care fac parte atât din organizații, cât și din spațiile de lucru din Asana.

Rămâi mereu pe drumul cel bun

Gestionarea echipelor nu este o sarcină ușoară, dar instrumente precum Asana vă pot ajuta să gestionați volumul de muncă și să creați echipe funcționale care livrează la timp. Echipat cu un set de instrumente specific care le permite administratorilor să adauge membri, invitați și să reorganizeze membrii echipei în câteva clicuri, este un instrument indispensabil pentru orice companie profesionistă.

Sperăm că v-am ajutat să înțelegeți cum funcționează Asana și cum să profitați la maximum de ea. În plus, acum știi cum să adaugi oaspeți în echipa ta și să gestionezi vizibilitatea tuturor proiectelor tale.

Îți place să folosești Asana? L-ați folosit cu Microsoft Teams?

Spune-ne mai multe despre asta în secțiunea de comentarii de mai jos.


$config[zx-auto] not found$config[zx-overlay] not found